பயனுள்ள கூட்டங்களை நடத்த வேண்டும்

எப்படி பயனுள்ள கூட்டங்களை நடத்த வேண்டும் என்று சில கருத்துக்களை தொகுத்து வழங்கமுயற்சி செய்கிறேன்.

கூட்டங்கள் தனிப்பட்ட முயற்சிகளை ஒருங்கிணைப்பதற்கு அவசியமாக இருக்கிறது.

திட்டங்கள் நிறைவேற கூட்டுப்பணியாற்றுவதற்கான யோசனைகளையும்  ஆதரவையும் பெறஅவசியமாக இருக்கிறது.  

பிரச்சினைகளைத்  தீர்த்து ஒட்டுமொத்தமாக, மற்றும் ஒருமித்த  தீர்மானங்களை எடுக்கப் பயன் படுகிறது.

அடிப்படையில் ஒருநபரால் செய்யமுடியாததை நிறைவேற்ற.ஏற்பாடு செய்யப்படுவது. 

எவ்வாறெனினும், அனைத்துக்  கூட்டங்களும் உண்மையில் அவசியமாக இருக்கிறது.

பல கூட்டங்கள் நேரிடையாக  நடைபெற வேண்டிய அவசியம் இல்லை, 

முதலில் நாம் சந்திக்க வேண்டுமா என்பதை முடிவு செய்ய வேண்டும். 

கூட்டங்களைக் கூட்டாமல் மாற்று வழியில் திட்டங்களை செயல்படுத்த முடியுமா என்று முயற்சிக்க வேண்டும்.

உதாரணமாகத் தொலைபேசி மற்றும் மின்னஞ்சல் மூலமாகச் செயல்படுத்த முயற்சிக்கவேண்டும்.

கூட்டம் ஏற்பாடு செய்வதற்கு முன்பாக பொறுப்பாளர் குறிக்கோள்களை  தெளிவாக வரையறுக்க வேண்டும்.

நீங்கள் உங்கள் குறிக்கோள்கள் ஊடாக பின்வரும் நான்கு கேள்விகளை உங்களுக்குள் கேட்கவேண்டும்.

1. நான் ஏன் இந்தக் கூட்டத்திற்கு திட்டமிட வேண்டும்  அல்லது இந்த கூட்டத்திற்கு கலந்து கொள்ள வேண்டும் ?

2. நான் சாதிக்க அல்லது பெற வேண்டிய தேவை என்ன? 

3. என்ன தகவல் பரிமாற்றம் அல்லது முடிவுகள் செய்யப்படவேண்டும்?

4. குறிக்கோள்களை நிறைவேற்ற அல்லது ஆதரவு பெற  நான் சந்திக்க வேண்டியவர்கள் அல்லது வரவேண்டியவர்கள் யார் யார்?

நீங்கள் உங்கள் குறிக்கோள்களைத் தெளிவுபடுத்திய பின் அவற்றை அடையச்  சிறந்த வழிகளைத் தீர்மானிக்க வேண்டும்.

கூட்டத்தில் கலந்துகொள்ளும் அனைவருடைய நேரம் மற்றும் ஆற்றலை சிறந்த முறையில் எப்படி  பயன்படுத்தலாம் 

என்று தீர்மானிக்கப் பின்வரும் காரணங்கள் எதாவது ஒன்று கண்டிப்பாக இருக்கவேண்டும்.

1. தகவல்களை குழுவினரிடம் தெரிவிப்பதற்கு.

2. தகவல்களை குழுவினரிடம் பெறுவதற்கு.

3. கேள்விகளுக்கு பதில்கள் அளிப்பதற்கு.

4. குழுவின் முடிவில் பங்குபெறச் செய்வதற்கு

5. கருத்துக்களை முன்னெடுத்துச் செல்வதற்கு 

6. பிரச்சினைகளைத்  தீர்ப்பதற்கு.

7. வலையமைப்பு செய்வதற்கு.

8. ஒரு யோசனை, தயாரிப்பு, அல்லது சேவையைப்  பரிமார, விற்க.

9. ஆதரவை வழங்க, பெற.

இதில் எதாவது ஒரு நோக்கதை முன்னெடுக்க வேண்டி பயனுள்ள கூட்டத்தைக் கூட்டலாம்.கூடுகைக்கு எப்படி ஏற்ப்பாடு செய்வது  

நல்ல கூட்டங்கள் எதிர்பாரதவிதமாக நடப்பதில்லை அவை நல்ல திட்டமிடலின் விளைவே. முன்னதாக நேரம் செலவழித்து ஏற்பாடு செய்யும் கூட்டங்கள், செலவிடப்படும் நேரங்களை திறமையாகப் பயன்படுத்துவதன் மூலம் இலக்குகளை அடைய பின்தொடர்ச்சிக் கூடுகைகளின்   தேவையைத்  தவிர்த்துப் பல நன்மைகளை விளைவிக்கும்.  ஒரு கூட்டம் நடத்த முடிவு செய்யும் போது கூட்டத்தின் நோக்கம் என்ன யார் யார் கூட்டத்திற்கு வேண்டும் என்பதை முடிவு செய்ய வேண்டும்.  

கூட்டங்களுக்குத் திட்டமிடும் பொழுது பின்பற்றவேண்டிய முக்கியக் கூறுகள் 

நோக்கம்:

திட்ட வரையறை குறிக்கோளின் அடிப்படையில்  செய்யப்படவேண்டும்.

தன்னார்வத் தலைவர்களின் நேரத்திர்க்கிணங்க நேரம் ஒதுக்க வேண்டும் 

பங்களிப்பாளர்கள்:

குறிக்கோளை  வெற்றிகரமாக செய்து முடிக்க  யார் யார் இந்த கூட்டத்தில் கலந்து கொள்ள வேண்டும் என்பதை முடிவு செய்யவேண்டும்.

கட்டமைப்பு:

குறிக்கோளை  வெற்றிகரமாக செய்து முடிக்க தொழில்நுட்ப முறையில் கூட்டம் நடைபெற ஏற்பாடு 

செய்யவேண்டும். உதாரணம், துறைசார்ந்த பேச்சாளர்களை விருந்தினர்களாக பேச அழைப்பது, ஒளிப்படக் காட்சி நிகழ்த்துவது, தன்னிச்சையாக ஆக்கப்பூர்வமான யோசனைகளை ஒரு தீவிர குழு விவாதம்  ( "குழு அமர்வு") ஏற்பாடு செய்து குறிக்கோளை அடையும் தாக்கத்தைப் பங்களிப்பாளர்களுக்கு ஏற்படுத்தவேண்டும். 

இடம் மற்றும் நேரம்: 

பங்கேற்பாளர் தேவைக்கு, நோக்கத்திற்கு மற்றும் திட்டக்கட்டமைப்புக்கு ஏற்றபடி புறம் மற்றும் அகச்சூழல் சிறப்பாக இருக்கும் இடத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவேண்டும். மேலும் இடத்தின் அளவு பொருத்தமாகவும், எளிதில் அனுகக்கூடியதாகவும், வசதியானதாகவும், போதுமான வாகன நிறுத்துமிடம், ஒலி, ஒளி  உபகரணங்கள் உள்ளிட்ட வசதிகள் இருக்கவேண்டும்..  கூட்டம் கூடும் 

நேரம் பங்களிப்பாளர்கள் வருகைக்கு உகந்ததாக இருக்கவேண்டும். கூட்டம் நீளும் நேரம் வரையறைக்கு உட்பட்டதாகவிருக்கவேண்டும்.

நிகழ்ச்சி நிரல்:

நிகழ்ச்சி நிரலை முன்னதாக தயார் செய்து கூட்ட நாளுக்கு குறைந்தபட்சம் மூன்று நாட்களுக்கு முன்னதாக அனைவருக்கும் விநியோகிக்கவேண்டும். சந்திப்பு வெற்றிபெற நிகழ்ச்சி நிரலில் . நோக்கமும், பணிகளும் தெளிவுற அறியும்படி குறிப்பிடவேண்டும். அது பங்கேற்ப்பாளர்கள் திட்டமிடவும், பயனுள்ள பங்களிப்பை தயார் செய்யவும் உதவும். மேலும் பங்கேற்பாளர்களின் கவனமும் கூட்டத்தின் நோக்கமும் திசை மாறாமலிருக்கும். பல பாணிகளில் நிகழ்ச்சிநிரல் அமைக்கலாம் ஆனால் அடிப்படையில் அவை பின்வரும் கூறுகளைக் கொண்டிருக்கவேண்டும். 

தலைப்பு, இடம், தேதி, நேரம், கலந்துரையாடல் விபரம், பொறுப்பாளர்கள் பெயர், பங்களிப்பாளர்கள் பெயர்ப் பட்டியல். பல்வேறு தலைப்புகள் இருந்தால் ஒவ்வொரு தலைப்பிற்கான நேரம் போன்றவை  இடம் பெறவேண்டும். 

பொறுப்புகள்: 

கூட்டத்திற்கான நோக்கத்தில் மட்டும் அனைவருக்கும் ஒருமித்த புரிதல் இருந்தாலும் ஒவ்வொருவரின் தனிப்பட்ட பணிகள் மொத்த நிரலுக்கும் பொருந்தும் வண்ணம் இருக்கவேண்டும். குறிக்கோள்களை 

அடைவதற்கான தன்னிச்சையாக ஆக்கப்பூர்வமான யோசனைகளை கூரும்வண்ணம் இருக்கவேண்டும். தனிநபர் தேவைகளின் பணிசார்ந்து இருக்கக்கூடாது.  கொள்கை முடிவுகள் எடுக்கும் 

கூட்டங்களிள் அது சார்ந்த விளக்கங்கள் சுருக்கமாக எழுதப்பட்ட தாள்களில் விநியோகிக்கப்பட்டால் 

பங்களிப்பாளர்கள் தங்களது கடமையை தெளிவாக உணர்ந்து செயல்பட எதுவாகவிருக்கும். 

உறுதிப்படுத்தல்: 

சந்திப்பு புதிய நாளாக இருக்கும் பட்சத்தில் ஒருவாரத்திற்கு முன்னதாக ஒவ்வொருவரையும் தனித்தனியாகத் தொடர்புகொண்டு தெரியப்படுத்தவேண்டும்.  திட்டமிட்டதொடர் சந்திப்புகளுக்கு  ஒரு இடம் மற்றும் சந்திப்பு நேரம் தேர்வு செய்தபின் அதை ஒவ்வொருவர் விருப்பத்திற்கு மாற்ற முயற்சி செய்யக்கூடாது. ஒருங்கிணைப்பாளர் அல்லது தலைவர் கூடுகைக்கானவற்றை திட்டமிட்டு செயலாற்றலாம் ஆனால் பணிச் சுமைகளை அவர் ஒருவரே சுமக்கக்கூடாது.  தலைவருடைய வேலை திட்டமிடல் மட்டுமே அவரே அந்த வேலைகளைச் செய்யக்கூடாது. அனைத்துப் பணிகளும் பிரித்து 

ஒதுக்கப்பட்டு பொறுப்புகளும் அதிகாரங்களும் உரியவர்களுக்கு வழங்கப்படவேண்டும். தலைவருக்கு 

நிகழ்ச்சி நிரல் குறித்த அணைத்து விபரங்களும் அதன் பின்னணியும் தெரிந்திருக்கவேண்டும்.